Но программы для учета личных финансов нельзя использовать для управленческого учета, потому что они не позволяют корректно рассчитывать прибыль.

Если вы пользуетесь для расчетов внутри бизнеса одним банковским счетом, оформленном на ИП, потребности в системе учета денег обычно нет. Но в ситуации, когда у вас несколько счетов, в том числе электронные деньги и личные карты, необходимо подключать специальный инструмент, который объединит все денежные потоки в одном безопасном месте. Что и делает ФинПл.

Мы заносим транзакции (вручную, через Telegram-бота или импорт из Excel или банковской выписки): поступление на счет, выплата со счета или перемещение между счетами. Каждую транзакцию можем привязать к Контрагенту (кому мы заплатили или от кого нам пришли деньги) и Статье операций. ДДС ведется кассовым методом - отражение операций по фактической дате поступления или выплаты со счета.

Результатом является Отчет о движении денежных средств (ОДДС). Мы используем его, чтобы увидеть полную раскладку по статьям, контрагентам и счетам.

Здесь мы можем, например, обратить внимание на аномальный рост расходов, составить финансовый план на основе расходов прошлого, увидеть динамику по каждой статье и контрагенту и оптимизировать расходы.

В ФинПл за это отвечает модуль ДДС в связке с ОДДС.

Важный момент! Отчет о движении денег не дает информации об эффективности бизнеса, разных направлений и конкретных проектов. Он не показывает РЕАЛЬНУЮ чистую прибыль и не позволяет собственнику корректно выводить из бизнеса дивиденды, чтобы оставлять бизнес в зоне финансовой безопасности. Для этого необходимо вести учет прибыли по методу начисления.

Что означает "начисленный метод"?

У каждой финансовой операции в бизнесе есть два элемента:

• фактическая дата операции по счету -> попадает в ДДС
• дата начисления -> попадает в PnL

Дата начисления и фактическая дата операции могут не совпадать.

Чтобы понять, как это работает, давайте разберемся с учетом обязательств.

Про учет обязательств простым языком, на примерах

Каждый раз, когда в бизнесе возникает потенциальная транзакция: перевод денег от нас кому-то (контрагенту) или наоборот, нам от кого-то, возникает обязательство.

Мы повесили рекламные коды РСЯ или Adsense. Весь октябрь они показываются на страницах сайта, и мы видим виртуальные начисления денег в личном кабинете.

Это и есть процесс создания обязательств real-time - мы оказываем им услугу, а они обещают нам заплатить за неё деньги. Но не сразу в момент оказания услуги (рекламу то мы уже показали, и они свои деньги заработали), а только через 20 дней после окончания месяца.

В управленческом учете выручку принято считать на момент полного исполнения услуги с нашей стороны. Момент исполнения услуги равен подписанному акту о выполнении работ.

Поэтому мы учитываем эту выручку в Отчете о прибылях и убытках в октябре, хотя по факту деньги за неё получим в ноябре.

И нам важно учитывать эту выручку именно в отчете за октябрь, чтобы корректно оценивать эффективность бизнеса в динамике по месяцам. Независимо от того, что деньги в ДДС будут отражены в ноябре, по факту прихода на счет.

Еще раз. Одно и то же обязательство в разных отчетах фиксируется разными датами:

• в PnL - по факту исполнения услуги - последний день месяца, 31 октября
• в ДДС - по факту получения денег, 20 ноября

В PnL сумма обязательств разбивается по сайтам, на основе отчета в личном кабинете РСЯ.

В ФинПл можно настроить автоматические интеграции с РСЯ и более 10 других рекламных сетей, чтобы доходы по сайтам автоматически попадали в PnL.

В ДДС сумма прихода указывается единой транзакцией и не разбивается.

Мы заказываем контент на бирже. 1-го октября пополняем баланс на 100 000 рублей. 1-го ноября баланс равен 40 000 рублей. Как это будет отражено?

Нам нужно начислить сумму расхода по каждому проекту по выписанным статьям не тогда, когда мы всю ее потратим, а зафиксировать расход за конкретный месяц.

• В PnL мы должны распределить сумму фактического расхода за месяц 60 000 рублей между проектами, на которые выписывали статьи.
• В ДДС ничего не меняется - мы зафиксировали транзакцию на 100 000 рублей 1-го октября.

В итоге, если бы мы делали отчет Баланс, в блоке Активы -> Дебиторская задолженность в строке Биржи Контента у нас бы значилась сумма в 40 000 рублей. Это обязательство биржи контента перед нами, неиспользованный оборотный капитал.

В ФинПл контролировать расходы на контент можно как в ручном режиме, так и с помощью автоматических интеграций с биржами контента. Достаточно указать ID папки (или нескольких папок) в бирже в настройках проекта, и сервис автоматически будет подтягивать и начислять расходы в PnL.

Допустим, у вас в штате 5 человек, которые сидят на окладах. Возможно ,у кого-то финансовая мотивация от KPI. Но факт в том, что у вас перед ними есть обязательство выплатить зарплату.

Обычно выплаты сотрудникам делятся на две части: аванс и остаток зарплаты. Аванс выплачивается в конце отчетного месяца, например, 25-го числа. А зарплата через несколько рабочих дней после начала следующего месяца, 10-го числа.

Как это должно быть отражено в ДДС?

Это две группы транзакций: одна 25-го октября, другая 10-го ноября. И в отчете о ДДС зарплаты октября будут показаны по факту в октябре и ноябре. То есть разбиты на два месяца. А потом 25 ноября в ДДС появятся ещё выплаты аванса за ноябрь. И так дальше.

Но что это говорит об эффективности бизнеса? Ни-че-го.

Поэтому нам важно учесть все выплаты НАЧИСЛЕННОЙ зарплаты за октябрь в PnL октября. И неважно, что транзакции по этому обязательству будут разбиты на два месяца в ОДДС.

Но как учесть в PnL расходы на сотрудников, если мы не можем привязать их зарплаты к конкретным проектам?

Есть два варианта: делить поровну между проектами или справедливо распределить выплаченную сумму между проектами в зависимости от загрузки сотрудников по проектам.

В ФинПл вы можете использовать оба варианта, мы это автоматизировали.

В итоге, когда мы закрыли отчетный месяц:

• В PnL отражается вся сумма начисленных вознаграждений сотрудникам;
• В ДДС отражены выплаты аванса 25-го числа;
• У компании остается обязательство перед сотрудниками выплатить зарплату 10-го числа. Мы заносим это как Плановую транзакцию в ДДС и видим в Платежном календаре, как это повлияет на баланс счетов и не попадем ли мы в Кассовый разрыв.