Два правила финансового учета
Чтобы отслеживать эффективность бизнеса и держать финансы под контролем
Из статьи про разницу между деньгами на счетах и реальной прибылью, Вы уже поняли:
Чтобы знать правду о своем бизнесе, нужен отчет о прибылях и убытках, составленный начисленным методом.
Да, параллельно ведется отчет о движении денег, и он выполняет свою важную функцию, но PnL - это основа финансовой аналитики.
Из него вырастают другие отчеты, которые показывают эффективность бизнеса и окупаемость проектов.
Нам важно иметь твердый PnL, в котором учтены все расходы и вся выручка. И чтобы получать достоверный PnL, нужно следовать двум правилам.
Чтобы знать правду о своем бизнесе, нужен отчет о прибылях и убытках, составленный начисленным методом.
Да, параллельно ведется отчет о движении денег, и он выполняет свою важную функцию, но PnL - это основа финансовой аналитики.
Из него вырастают другие отчеты, которые показывают эффективность бизнеса и окупаемость проектов.
Нам важно иметь твердый PnL, в котором учтены все расходы и вся выручка. И чтобы получать достоверный PnL, нужно следовать двум правилам.
ПРАВИЛО 1
Соблюдать Финансовую Дисциплину
Всё, что требуется от пользователя ФинПл: дисциплинированно заносить цифры.
Какие цифры нужно заносить?
- Каждая сумма, ушедшая с кошелька.
- Любая сумма, пришедшая на кошелек.
- Начисления по доходам проектов со всех партнерок.
Сервис сам распределит все доходы и расходы по проектам и покажет, кто из совладельцев/партнеров/инвестор сколько заработал чистой прибыли.
Любой бизнес, независимо от размера и этапа развития, должен придерживаться принципов:
- дисциплинированный учет всех движений денег между счетами бизнеса;
- не допускать перемешивания денежных потоков с личными финансами.
ПРАВИЛО 2
Каждый расход должен быть привязан к проектам
Каждое поступление и выплата, зафиксированные в ДДС, должны быть распределены по проектам для PnL. При этом все операции делятся на два типа:
И здесь обычно возникает сложность с косвенными расходами.
- Прямой расход можно однозначно привязать к одному/нескольким проектам (сайтам). Например, затраты на семантику, статьи, ссылки.
- Косвенный расход нельзя однозначно привязать к конкретному проекту. Примеры косвенных платежей: сервер (если на нём много сайтов), офис, услуги бухгалтера, зарплаты сотрудников.
И здесь обычно возникает сложность с косвенными расходами.
It is necessary to choose a visual aid that is appropriate for the material and audience.
Как быстро привязывать прямые платежи к проектам?
Если расход прямой, можно сразу при вводе транзакции в специальном блоке "Добавить в PnL" привязать проект или группу проектов. И сумма попадет в PnL.
Если в списке добавленных операций по счетам есть прямые платежи (поступления или выплаты), которые можно однозначно привязать к конкретным проектам или группе проектов, укажите их при редактировании транзакции. При указании нескольких проектов или группы, сумма транзакции будет разбита поровну.
Примеры таких транзакций: оплата домена, оплата дизайнеру за дизайн конкретного сайта, оплата автору, которые работает над одним сайтом, оплата техническому специалисту за настройку темы на конкретном сайте.
Если расход прямой, можно сразу при вводе транзакции в специальном блоке "Добавить в PnL" привязать проект или группу проектов. И сумма попадет в PnL.
Если в списке добавленных операций по счетам есть прямые платежи (поступления или выплаты), которые можно однозначно привязать к конкретным проектам или группе проектов, укажите их при редактировании транзакции. При указании нескольких проектов или группы, сумма транзакции будет разбита поровну.
Примеры таких транзакций: оплата домена, оплата дизайнеру за дизайн конкретного сайта, оплата автору, которые работает над одним сайтом, оплата техническому специалисту за настройку темы на конкретном сайте.
Как вы будете учитывать косвенные расходы с помощью автоматизации в ФинПл?
Если расход косвенный, важно, чтобы по итогам месяца он был распределен по проектам (система контролирует это, и при закрытии отчетного периода покажет расходы, нераспределенные по проектам, этому будет посвящен отдельный урок).
Иначе эти деньги не будут учтены в расчете PnL, в расчете чистой прибыли и в суммах дивидендов всех совладельцев. В этом моменте появляется риск выплачивать из своего кармана.
Поэтому при разработке сервиса нашей задачей было сделать максимально удобным процесс распределения косвенных расходов и превращение их в прямые.
Иначе эти деньги не будут учтены в расчете PnL, в расчете чистой прибыли и в суммах дивидендов всех совладельцев. В этом моменте появляется риск выплачивать из своего кармана.
Поэтому при разработке сервиса нашей задачей было сделать максимально удобным процесс распределения косвенных расходов и превращение их в прямые.
Какие есть примеры косвенных расходов и как мы распределяем их между проектами?
Мы приведем несколько примеров, но не будем сейчас вдаваться в детали, как это конкретно работает в сервисе, это будет далее. А сейчас важно просто понять принцип.
Зарплаты сотрудников - это яркий пример косвенного расхода. Именно зарплаты сотрудников большинство собственников забывает распределить по проектам.
Что происходит, если их не распределять? Недостоверно считается окупаемость проектов. А это влечет за собой неправильные решения о реинвесте в проекты или их продаже.
Пример, как выглядели цифры по окупаемости в нашей системе учета ДО (в табличках) и ПОСЛЕ (в ФинПле). Представляете, мы думали, что проекты окупились, но когда с помощью сервиса корректно учли расходы на сотрудников, оказалось, что зря продолжаем вкладывать деньги в некоторые из проектов. Вот слайд из нашей презентации "Твердые цифры":
Зарплаты сотрудников - это яркий пример косвенного расхода. Именно зарплаты сотрудников большинство собственников забывает распределить по проектам.
Что происходит, если их не распределять? Недостоверно считается окупаемость проектов. А это влечет за собой неправильные решения о реинвесте в проекты или их продаже.
Пример, как выглядели цифры по окупаемости в нашей системе учета ДО (в табличках) и ПОСЛЕ (в ФинПле). Представляете, мы думали, что проекты окупились, но когда с помощью сервиса корректно учли расходы на сотрудников, оказалось, что зря продолжаем вкладывать деньги в некоторые из проектов. Вот слайд из нашей презентации "Твердые цифры":
ПРИМЕР 1
Зарплаты сотрудников
Зарплаты сотрудников - это яркий пример косвенного расхода. Именно зарплаты сотрудников большинство собственников забывает распределить по проектам.
Что происходит, если их не распределять? Недостоверно считается окупаемость проектов. А это влечет за собой неправильные решения о реинвесте в проекты или их продаже.
Пример, как выглядели цифры по окупаемости в нашей системе учета ДО (в табличках) и ПОСЛЕ (в ФинПле). Представляете, мы думали, что проекты окупились, но когда с помощью сервиса корректно учли расходы на сотрудников, оказалось, что зря продолжаем вкладывать деньги в некоторые из проектов.
Вот слайд из нашего доклада "Твердые цифры":
Что происходит, если их не распределять? Недостоверно считается окупаемость проектов. А это влечет за собой неправильные решения о реинвесте в проекты или их продаже.
Пример, как выглядели цифры по окупаемости в нашей системе учета ДО (в табличках) и ПОСЛЕ (в ФинПле). Представляете, мы думали, что проекты окупились, но когда с помощью сервиса корректно учли расходы на сотрудников, оказалось, что зря продолжаем вкладывать деньги в некоторые из проектов.
Вот слайд из нашего доклада "Твердые цифры":
Мы сделали специальный функционал, которые упрощает такой расчет и превращает косвенный расход на ФОТ в прямой, когда вся сумма разбивается по проектам.
Чтобы превратить его в прямой, нужно учитывать, сколько времени сотрудник занимался конкретным проектом или видом деятельности, который влияет на группу проектов. В конце месяца каждый сотрудник заполняет отчет в личном кабинете и система автоматом разделяет этот расход.
Такой автоматизации нет ни в одном сервисе финансового учета и уж тем более, в Excel. И это беда, если эти расходы не учитываются. Как это будет работать теперь в вашем бизнесе, мы покажем в отдельном уроке по Закрытию отчетного месяца.
Чтобы превратить его в прямой, нужно учитывать, сколько времени сотрудник занимался конкретным проектом или видом деятельности, который влияет на группу проектов. В конце месяца каждый сотрудник заполняет отчет в личном кабинете и система автоматом разделяет этот расход.
Такой автоматизации нет ни в одном сервисе финансового учета и уж тем более, в Excel. И это беда, если эти расходы не учитываются. Как это будет работать теперь в вашем бизнесе, мы покажем в отдельном уроке по Закрытию отчетного месяца.
ПРИМЕР 2
Курсовая разница (на примере Adsense)
Курсовая разница возникает из-за двух независящих от нас моментов:
- изменение курса валют на момент начисления денег и фактической выплаты,
- списание за недействительные клики.
Мы сделали так, чтобы эта разница в два клика начислялась по проектам автоматом. Подробнее как это работает - в статье в Базе Знаний.
- изменение курса валют на момент начисления денег и фактической выплаты,
- списание за недействительные клики.
Мы сделали так, чтобы эта разница в два клика начислялась по проектам автоматом. Подробнее как это работает - в статье в Базе Знаний.
ПРИМЕР 3
Комиссии, Налоги, Офис
Затраты на комиссии - они же Расчетно-Кассовое Обслуживание (РКО) - по итогам годы из копеек превращаются в существенные суммы.
В сервисе мы настраиваем распределение поровну между проектами или группами проектов. Все комиссии делятся автоматом и начисляются проектам при закрытии месяца.
Также мы сделали автоматизацию по распределению выплат по налогам.
Каждый налог должен быть привязан к проектам, чтобы совладельцы/партнеры/ инвесторы несли расход по начисленной сумме налога согласно долям.
Мы сделали так, что с каждого проекта списывается сумма согласно его доле в налогооблагаемой выручке.
При этом сервис позволяет каждый месяц начислять налоги, чтобы они учитывались при расчете чистой прибыли, а после фактической выплаты налога производить корректировку с помощью нажатия одной кнопки.
Это позволяет бронировать на расчетном счете сумму для налогов и видеть реальную эффективность бизнеса в раскладке по месяцам.
А если ваша компания пользуется офисом, справедливо будет, чтобы каждый из проектов брал на себя часть этого расхода.
В сервисе мы настраиваем распределение поровну между проектами или группами проектов. Все комиссии делятся автоматом и начисляются проектам при закрытии месяца.
Также мы сделали автоматизацию по распределению выплат по налогам.
Каждый налог должен быть привязан к проектам, чтобы совладельцы/партнеры/ инвесторы несли расход по начисленной сумме налога согласно долям.
Мы сделали так, что с каждого проекта списывается сумма согласно его доле в налогооблагаемой выручке.
При этом сервис позволяет каждый месяц начислять налоги, чтобы они учитывались при расчете чистой прибыли, а после фактической выплаты налога производить корректировку с помощью нажатия одной кнопки.
Это позволяет бронировать на расчетном счете сумму для налогов и видеть реальную эффективность бизнеса в раскладке по месяцам.
А если ваша компания пользуется офисом, справедливо будет, чтобы каждый из проектов брал на себя часть этого расхода.
Задача этого урока, чтобы вы усвоили различие между Прямыми и Косвенными расходами и поняли два главных правила учета.
Вы нанимаете ФинПл для того, чтобы сервис с помощью автоматизации снимал с вас заботу держать в голове учет каждой мелочи.
Вы нанимаете ФинПл для того, чтобы сервис с помощью автоматизации снимал с вас заботу держать в голове учет каждой мелочи.
ВОПРОС:
Что делать, если сумму расхода нельзя разделить поровну между проектами?
Support:
Пример такого расхода - это пополнение баланса биржи текстов или биржи ссылок, когда в момент пополнения мы точно не знаем, сколько денег будет потрачено на каждый конкретный проект - в течение месяца и вообще.
То есть мы не можем сразу распределить этот расход по проектам.
Если сумму расхода нельзя разделить между проектами поровну, необходимо будет начислить расход по проектам при закрытии месяца.
Если настроена интеграция с биржей, данные будут импортированы автоматически.
При этом на балансе биржи останется неиспользованная сумма, это обязательства биржи перед нами.
В таких транзакциях отмечать проекты через блок Добавить в PnL не нужно. Как их распределить по проектам, мы разберем в уроке про Закрытие месяца.
То есть мы не можем сразу распределить этот расход по проектам.
Если сумму расхода нельзя разделить между проектами поровну, необходимо будет начислить расход по проектам при закрытии месяца.
Если настроена интеграция с биржей, данные будут импортированы автоматически.
При этом на балансе биржи останется неиспользованная сумма, это обязательства биржи перед нами.
В таких транзакциях отмечать проекты через блок Добавить в PnL не нужно. Как их распределить по проектам, мы разберем в уроке про Закрытие месяца.